Blog gaat verder op www.allinplace.nl

Dit blog gaat verder op www.allinplace.nl.

'Mindfulness' is hot!

Vorige week heb ik een kennismakingsworkshop voor zelfstandig ondernemers gevolgd over Mindfulness. Veel van mijn klanten zijn er mee bezig of overwegen zo’n cursus te doen, dus tijd om daar meer over te weten.

De duidelijkste vertaling van mindfulness in het Nederlands is ‘met aandacht’. Het is een techniek uit het Boedhisme, waarbij je je met aandacht aan je taken wijdt, zonder te oordelen en zonder je af te laten leiden. Dus geen gedachten over wat er een paar uur eerder misging of wat er nu mis zou kunnen gaan, en wat je allemaal nog voor vervelends kunt verwachten. Vaak zijn we met zulke negatieve gedachten bezig, zonder dat we het in de gaten hebben. In het ‘nu’ blijven dus.

Een ervaren coach naast me, merkte op dat ze altijd al zo werkte met klanten, dat ze het alleen niet zo noemde. Veel problemen komen voort uit bezig zijn met narigheid uit het verleden of op een negatieve manier vooruit lopen op de toekomst. Als je dat kunt oplossen of verwerken, wordt het leven vaak een stuk aangenamer.

Ook bij de trainingen van ‘Het Betere Werken’ blijken we heel ‘mindful’ bezig te zijn. We pleiten voor het met aandacht bezig zijn met één taak en zo min mogelijk te multitasken; om verstorende factoren (zoals je e-mailmelder) uit te zetten; om je taak af te ronden voor je met een nieuwe begint; om automatismen te bezien en eens iets anders te proberen. Heb je last van werkstress, volg dan een training van ‘Het Betere Werken’.

Heb je last van negatieve gedachten over het verleden waaruit weer negatieve gedachten over de toekomst voortkomen, waardoor je vastloopt in de taken van het heden, dan kan een cursus ‘mindfulness’ heel nuttig zijn. En koop nu niet dat boek over ‘mindfulness’, want dat verstoft maar in de kast!

Wat is jouw aanleiding om op te ruimen?

Soms heb je gewoon een goede aanleiding om eens lekker op te ruimen. In mijn geval was dat de schilder. De plafonds weer gewit, de muren een leuk kleurtje en de kozijnen weer strak in de verf. Goed moment om alle oude verfrestanten eens even aan een inspectie te onderwerpen. Het resultaat was een volle milieucontainer voor het chemisch afval en een bijzondere vondst in een bergruimte. Een oude foto liet los van de achtergrond en daarachter vandaan kwamen twee guldenbiljetten tevoorschijn. Gelukkig zijn ze nog in te leveren bij DNB.

Januari is natuurlijk bij uitstek de maand om een aanleiding te hebben om je werkplek en papierwinkel eens lekker onder handen te nemen. Gooi weg of laat vernietigen wat buiten de bewaartermijn van de belastingdienst valt, neem nieuwe ordners in gebruik voor het nieuwe jaar en breng naar het archief wat bewaard moet worden, maar niet op je werkplek hoeft te staan. Als je elk jaar in januari opschoont, hou je het overzicht en voorkom je dat je kasten en hangmappen overvol worden.

Het vertrek van een medewerker is ook vaak een goede aanleiding om eens lekker op te schonen. Bij veel bedrijven wordt het lopende werk wel overgedragen, maar het werkarchief niet. Er wordt niet doorgesproken wat er nog in de kast staat en wat nog bruikbaar is voor de nieuwe medewerker. Ordners worden ook vaak niet duidelijk gelabeld. Niemand weet nog de betekenis van de afkortingen van projecten die al lang geleden zijn afgerond. Het resultaat is dat niemand meer weet wat er in bepaalde ordners zit en dat niemand de verantwoordelijkheid durft te nemen om het weg te gooien of in het archief te plaatsen.

Een protocol bij vertrek, waarin ook de overdracht van het archief is meegenomen, kan zulke erfenissen voorkomen.

Opruimen geeft lucht en ruimte en wie weet wat je vindt, terwijl je niet zoekt. Grijp je aanleiding, om eens lekker te ruimen, met beide handen aan.

Belastingdienst controleert op tijdige aangifte.

In de afgelopen jaren ben ik regelmatig klanten tegengekomen, die al een paar jaar geen aangifte inkomstenbelasting hadden gedaan. Niet omdat ze dat niet hoefden, maar omdat het er niet van kwam. Bergen papier lagen ongeordend in stapels, met ertussen de papieren die nodig waren voor het doen van aangifte.

Tot mijn verbazing bleek dat verder zonder gevolgen. Geen bericht van de Belastingdienst waar die aangifte nu bleef. Geen boete ook.

Volgens een artikeltje in de Consumentengeldgids, gaat dit veranderen. De Belastingdienst let komend jaar streng op het tijdig doen van aangifte. Vóór 1 april 2011 moet uw aangifte over 2010 binnen zijn. Redt u dit niet, dan moet u even uitstel aanvragen. Dat kan tegenwoordig digitaal. Geen enkele reden dus, om een boete te krijgen voor te laat aangifte doen.

In de eerste maanden van het jaar valt er weer vanalles bij u in de brievenbus dat u nodig heeft om aangifte te doen. De jaaropgave van uw werkgever bijvoorbeeld, een overzicht van betaalde rente van uw hypotheekverstrekker, beleggingsoverzichten, bankafschriften etc etc. Het is handig om een lijstje te maken, van alles wat u nodig heeft en bij te houden wat er al binnen is. Dit lijstje is elk jaar opnieuw te gebruiken.

U kunt de papieren meteen in de juiste ordner doen, dan is het maar opgeruimd en tijdens het invoeren van de gegevens in de aangifte de ordners erbij pakken, maar u kunt ook een tijdelijke map maken met alle papieren die u nodig heeft voor het doen van de aangifte en deze stukken pas in de juiste map stoppen, nadat u aangifte heeft gedaan. Net wat u zelf prettig vindt. Vergeet niet tijdig uw DigiD op te zoeken of aan te vragen, want die heeft u ook nodig.

Wees er verder op verdacht, dat sommige jaaropgaves niet meer per post komen en ook niet per e-mail. Bij veel banken moet u het jaaroverzicht zelf downloaden van de website.

Met een checklijst en een aparte map voor de aangifte-informatie, wordt aangifte doen een stuk relaxter. U bent in 2011 vast op tijd.

Werkgevers met angst voor HNW

Met de winter die toeslaat in de vorm van een hagelbui die half Nederland uren in de file doet belanden, kan ik me voorstellen dat Het Nieuwe Werken (HNW) heel aanlokkelijk wordt. Werken vanuit huis of vanaf een locatie in de buurt in plaats van in de file staan.

Toch zijn er werkgevers die blijkbaar erg bang zijn de controle over hun werknemers te verliezen. Ik sprak recent een HRM medewerkster van een overheidsorgaan waar in de CAO expliciet is opgenomen dat HNW niet mag. Bij deze instantie wordt dus gestuurd op aanwezigheid en niet op wat medewerkers presteren. Blijkbaar hebben ze nog niet door, dat sturen op aanwezigheid een illusie is.

Als tiener had ik een vakantiebaantje bij de Katja-fabriek. Dropjes inpakken aan de lopende band. Er werd gewerkt met een prikklok. Wat was het gevolg? Als je wat eerder weg wilde, dan was er altijd wel iemand die voor jou de kaart in de klok wou duwen. Als na het stilzetten van de machines we toevallig een paar minuutjes eerder klaar waren met het afrondende werk, dan hingen we met z'n allen bij de prikklok, te wachten tot het precies 5 uur was, om dan als een haas de kaart af te stempelen en naar huis te gaan. O wee als je om 2 minuten vóór 5 al afstempelde! Hoe hard of hoe weinig je in de tijd tussen het afstempelen had gewerkt, daar werd niet naar gekeken.

In een fabriek moet je natuurlijk iemand hebben om de machines te bedienen en is HNW geen optie, maar de kenniswerkers van vandaag moet je niet aansturen met de hulp van een prikklok.

Gelukkig zijn er nieuwe CAO onderhandelingen gaande voor deze overheidsinstantie. Het is te hopen dat het aangegrepen wordt om HNW mogelijk te maken. Prettiger voor de werknemers en nog milieuvriendelijk ook.

Piepende lampen en klantenservice

Zoals zovelen heb ook ik akkefietjes met de klantenservice van bedrijven. Misschien schrijf ik ooit nog over de klucht met KPN, maar op dit moment is er een klucht gaande met Philips.
We kochten een Living Colours-lamp. Leuk, die kleuren, maar wel een beetje weinig licht. Daarom nog een tweede gekocht. Toen kwam ik er achter wat die vervelende piep was, die ik 's avonds hoorde. De lampen bleken een pieptoon te produceren. Er zal ongetwijfeld een natuurkundige verklaring voor zijn, daar ben ik ook best nieuwsgierig naar (mail me als je het antwoord weet), maar ik wil het vooral opgelost hebben.
Gemaild naar de klantenservice. Aha, blijkbaar was het probleem bekend (Waarom dan niet opgelost vóór het product bij een klant komt, denk ik dan), want ik kreeg meteen een oplossing aangeboden. De lampen konden gratis verstuurd worden voor een software-update, die het piepen zou moeten verhelpen. Tegenwoordig heeft zelfs een lamp software!
Goed, lampen goed verpakt en verstuurd. Vervolgens stilte. Na een weekje toch eens geïnformeerd hoe lang het ging duren. Het antwoord was verbijsterend: de software was er nog niet! Dus ze hadden geen idee.
Op de vraag of het dan niet handiger was geweest de lampen pas op te sturen als de software er zou zijn, omdat we nu in het donker zitten, werd van hun kant met verbijstering op gereageerd. Daar hadden ze nog niet aan gedacht.
Inmiddels zijn we weken verder. Er was al een keer beloofd dat het klaar zou zijn, inmiddels wacht ik al drie dagen op een "status-update".
Ik ben benieuwd of ik met de feestdagen kan genieten van mijn nieuwe lampen, of dat het blijft bij kerstlampjes.

Het werkplekspel

Een spel over je werkplek? Wat ze al niet verzinnen! Klinkt saai!
Viel dat even mee. Het bleek een heel leuk spel en totaal niet saai.
Twee weken geleden mocht ik meekijken bij een gemeente die, in combinatie met een nieuwe aanbouw aan het stadhuis, over gaat naar Het Nieuwe Werken. Er komen groepjes werkplekken voor "gewoon" werk, er komen wat meer afgeschermde plekken voor concentratiewerk, plekken om informeel zaken te bespreken en plekken om formeel te vergaderen. De bouwtekeningen en met name de "artist impressions" zien er fantastisch uit. Aan alles is gedacht en ook de ICT-faciliteiten worden goed geregeld.
Nu de mensen nog. Wat mag wel en niet aan welke werkplek? Hoe ga je er mee om, als iemand zich niet aan de afspraken houdt? Wat moet je allemaal weten om goed te kunnen functioneren in zo'n HNW-omgeving?
Het werkplekspel, dat ontwikkelt is door het Center for People and Buildings, laat medewerkers op speelse wijze met elkaar discussiëren over al dit soort vragen. Het is een bordspel waarin de dobbelsteen bepaalt in welke werkruimte iemand terecht komt. Vervolgens moeten de deelnemers een vraag beantwoorden die heeft te maken met normen en waarden of gedrag en houding of kennis en weten. Eerst moet ieder voor zich deze vraag beantwoorden en daarna is het de bedoeling dat de groep het eens wordt over een antwoord. Of niet natuurlijk, dan volgt er een stevige discussie.
Het doel van het spel is mensen zicht te geven op wat ze kunnen verwachten van zo'n nieuwe kantooromgeving, maar ook wat er van hen verwacht wordt.
Op onverwachte plekken ontstond discussie. De één blijkt toch heel anders over regels te denken, dan de ander. Even onverwacht bleek iedereen het eens te zijn op bepaalde punten.
Het werd een geanimeerde ochtend met deelnemers die enthousiast het spel speelden en de discussie aangingen. Het werd niet alleen als heel leuk ervaren, maar ook als zeer nuttig, omdat door het spelen van het spel, de deelnemers een duidelijker beeld kregen van hun toekomstige kantooromgeving. En dan bedoel ik niet de mooie plaatjes.
Een aanrader voor organisaties die met Het Nieuwe Werken aan de slag gaan. Of al aan de slag zijn, maar waar het niet zo lekker loopt, omdat in het voortraject de mens een beetje ondergesneeuwd is geraakt. Dat blijkt toch een heel belangrijke factor te zijn in het slagen van het invoeren van Het Nieuwe Werken: de mens, want die moet het gaan doen.