De e-mailberg na de vakantie

Ook zo'n last van een enorme berg mail na de vakantie? Een tiental mailtjes is nog wel snel weg te werken, maar loopt het in de honderden in 2 of 3 weken tijd, dan wordt het lastiger om overzicht te krijgen.
Hoe dat aan te pakken?
De eerste stap is goed voorbereiden. Mail uit LinkedIn-groepen uitzetten bijvoorbeeld, is snel gedaan. Regels instellen om nieuwsbrieven naar de map "nieuwsbrieven" te verplaatsen, had je natuurlijk allang geregeld. Hetzelfde met cc's.
Maar dan: de één begint bij de oudste mail, de ander bij de nieuwste. Beide manieren van aanpak hebben voor- en nadelen. Begin je bij de oudste, dan loop je het risico te antwoorden op zaken die verderop in de mailwisseling al beantwoord zijn. Begin je bij de nieuwste, dan kan het zijn dat je een ouder en belangrijker mailtje te laat ziet.
Helemaal te voorkomen zijn dat soort problemen niet, maar het wordt een stuk makkelijker door slim gebruik te maken van de sorteermogelijkheden van Outlook. Bij de meeste mensen staat de mail op datum gesorteerd, de nieuwste bovenaan. Door op "onderwerp" te klikken, wordt de mail gesorteerd op de naamgeving in de onderwerpregel. Zo staat de hele mailwisseling van Jantje, Pietje en Marietje over project X bij elkaar. De meest recente mail over project X, brengt je waarschijnlijk helemaal op de hoogte.
Zo kun je ook alle mail van een bepaalde afzender direct onder elkaar zetten, zodat je veel sneller ziet wat relevant is en wat niet.
Het wegwerken van mail na je vakantie gaat met deze strategie een stuk sneller dan het mailtje voor mailtje doorspitten van je Inbox.
Sommige mensen zetten in hun Out-of-office-reply de mededeling dat ze geen enkele mail lezen, ook na hun vakantie niet en dat je, als je echt een antwoord wilt, de mail na hun vakantie nog maar een keer moet sturen. Dat is ook een handige strategie, maar of je collega's en klanten daar blij mee zijn? Je legt het probleem bij de verzender, want die wil toch een antwoord? Moet ie zelf maar een herinnering instellen dat ie de mail na je vakantie nog een keer verstuurt. Of je die strategie wilt volgen moet je zelf weten.
Zelf hou ik het bij het sorteren van alles wat tijdens mijn vakantie in mijn inbox terecht is gekomen.
Fijne vakantie!