Belastingdienst controleert op tijdige aangifte.

In de afgelopen jaren ben ik regelmatig klanten tegengekomen, die al een paar jaar geen aangifte inkomstenbelasting hadden gedaan. Niet omdat ze dat niet hoefden, maar omdat het er niet van kwam. Bergen papier lagen ongeordend in stapels, met ertussen de papieren die nodig waren voor het doen van aangifte.

Tot mijn verbazing bleek dat verder zonder gevolgen. Geen bericht van de Belastingdienst waar die aangifte nu bleef. Geen boete ook.

Volgens een artikeltje in de Consumentengeldgids, gaat dit veranderen. De Belastingdienst let komend jaar streng op het tijdig doen van aangifte. Vóór 1 april 2011 moet uw aangifte over 2010 binnen zijn. Redt u dit niet, dan moet u even uitstel aanvragen. Dat kan tegenwoordig digitaal. Geen enkele reden dus, om een boete te krijgen voor te laat aangifte doen.

In de eerste maanden van het jaar valt er weer vanalles bij u in de brievenbus dat u nodig heeft om aangifte te doen. De jaaropgave van uw werkgever bijvoorbeeld, een overzicht van betaalde rente van uw hypotheekverstrekker, beleggingsoverzichten, bankafschriften etc etc. Het is handig om een lijstje te maken, van alles wat u nodig heeft en bij te houden wat er al binnen is. Dit lijstje is elk jaar opnieuw te gebruiken.

U kunt de papieren meteen in de juiste ordner doen, dan is het maar opgeruimd en tijdens het invoeren van de gegevens in de aangifte de ordners erbij pakken, maar u kunt ook een tijdelijke map maken met alle papieren die u nodig heeft voor het doen van de aangifte en deze stukken pas in de juiste map stoppen, nadat u aangifte heeft gedaan. Net wat u zelf prettig vindt. Vergeet niet tijdig uw DigiD op te zoeken of aan te vragen, want die heeft u ook nodig.

Wees er verder op verdacht, dat sommige jaaropgaves niet meer per post komen en ook niet per e-mail. Bij veel banken moet u het jaaroverzicht zelf downloaden van de website.

Met een checklijst en een aparte map voor de aangifte-informatie, wordt aangifte doen een stuk relaxter. U bent in 2011 vast op tijd.

Werkgevers met angst voor HNW

Met de winter die toeslaat in de vorm van een hagelbui die half Nederland uren in de file doet belanden, kan ik me voorstellen dat Het Nieuwe Werken (HNW) heel aanlokkelijk wordt. Werken vanuit huis of vanaf een locatie in de buurt in plaats van in de file staan.

Toch zijn er werkgevers die blijkbaar erg bang zijn de controle over hun werknemers te verliezen. Ik sprak recent een HRM medewerkster van een overheidsorgaan waar in de CAO expliciet is opgenomen dat HNW niet mag. Bij deze instantie wordt dus gestuurd op aanwezigheid en niet op wat medewerkers presteren. Blijkbaar hebben ze nog niet door, dat sturen op aanwezigheid een illusie is.

Als tiener had ik een vakantiebaantje bij de Katja-fabriek. Dropjes inpakken aan de lopende band. Er werd gewerkt met een prikklok. Wat was het gevolg? Als je wat eerder weg wilde, dan was er altijd wel iemand die voor jou de kaart in de klok wou duwen. Als na het stilzetten van de machines we toevallig een paar minuutjes eerder klaar waren met het afrondende werk, dan hingen we met z'n allen bij de prikklok, te wachten tot het precies 5 uur was, om dan als een haas de kaart af te stempelen en naar huis te gaan. O wee als je om 2 minuten vóór 5 al afstempelde! Hoe hard of hoe weinig je in de tijd tussen het afstempelen had gewerkt, daar werd niet naar gekeken.

In een fabriek moet je natuurlijk iemand hebben om de machines te bedienen en is HNW geen optie, maar de kenniswerkers van vandaag moet je niet aansturen met de hulp van een prikklok.

Gelukkig zijn er nieuwe CAO onderhandelingen gaande voor deze overheidsinstantie. Het is te hopen dat het aangegrepen wordt om HNW mogelijk te maken. Prettiger voor de werknemers en nog milieuvriendelijk ook.

Piepende lampen en klantenservice

Zoals zovelen heb ook ik akkefietjes met de klantenservice van bedrijven. Misschien schrijf ik ooit nog over de klucht met KPN, maar op dit moment is er een klucht gaande met Philips.
We kochten een Living Colours-lamp. Leuk, die kleuren, maar wel een beetje weinig licht. Daarom nog een tweede gekocht. Toen kwam ik er achter wat die vervelende piep was, die ik 's avonds hoorde. De lampen bleken een pieptoon te produceren. Er zal ongetwijfeld een natuurkundige verklaring voor zijn, daar ben ik ook best nieuwsgierig naar (mail me als je het antwoord weet), maar ik wil het vooral opgelost hebben.
Gemaild naar de klantenservice. Aha, blijkbaar was het probleem bekend (Waarom dan niet opgelost vóór het product bij een klant komt, denk ik dan), want ik kreeg meteen een oplossing aangeboden. De lampen konden gratis verstuurd worden voor een software-update, die het piepen zou moeten verhelpen. Tegenwoordig heeft zelfs een lamp software!
Goed, lampen goed verpakt en verstuurd. Vervolgens stilte. Na een weekje toch eens geïnformeerd hoe lang het ging duren. Het antwoord was verbijsterend: de software was er nog niet! Dus ze hadden geen idee.
Op de vraag of het dan niet handiger was geweest de lampen pas op te sturen als de software er zou zijn, omdat we nu in het donker zitten, werd van hun kant met verbijstering op gereageerd. Daar hadden ze nog niet aan gedacht.
Inmiddels zijn we weken verder. Er was al een keer beloofd dat het klaar zou zijn, inmiddels wacht ik al drie dagen op een "status-update".
Ik ben benieuwd of ik met de feestdagen kan genieten van mijn nieuwe lampen, of dat het blijft bij kerstlampjes.

Het werkplekspel

Een spel over je werkplek? Wat ze al niet verzinnen! Klinkt saai!
Viel dat even mee. Het bleek een heel leuk spel en totaal niet saai.
Twee weken geleden mocht ik meekijken bij een gemeente die, in combinatie met een nieuwe aanbouw aan het stadhuis, over gaat naar Het Nieuwe Werken. Er komen groepjes werkplekken voor "gewoon" werk, er komen wat meer afgeschermde plekken voor concentratiewerk, plekken om informeel zaken te bespreken en plekken om formeel te vergaderen. De bouwtekeningen en met name de "artist impressions" zien er fantastisch uit. Aan alles is gedacht en ook de ICT-faciliteiten worden goed geregeld.
Nu de mensen nog. Wat mag wel en niet aan welke werkplek? Hoe ga je er mee om, als iemand zich niet aan de afspraken houdt? Wat moet je allemaal weten om goed te kunnen functioneren in zo'n HNW-omgeving?
Het werkplekspel, dat ontwikkelt is door het Center for People and Buildings, laat medewerkers op speelse wijze met elkaar discussiëren over al dit soort vragen. Het is een bordspel waarin de dobbelsteen bepaalt in welke werkruimte iemand terecht komt. Vervolgens moeten de deelnemers een vraag beantwoorden die heeft te maken met normen en waarden of gedrag en houding of kennis en weten. Eerst moet ieder voor zich deze vraag beantwoorden en daarna is het de bedoeling dat de groep het eens wordt over een antwoord. Of niet natuurlijk, dan volgt er een stevige discussie.
Het doel van het spel is mensen zicht te geven op wat ze kunnen verwachten van zo'n nieuwe kantooromgeving, maar ook wat er van hen verwacht wordt.
Op onverwachte plekken ontstond discussie. De één blijkt toch heel anders over regels te denken, dan de ander. Even onverwacht bleek iedereen het eens te zijn op bepaalde punten.
Het werd een geanimeerde ochtend met deelnemers die enthousiast het spel speelden en de discussie aangingen. Het werd niet alleen als heel leuk ervaren, maar ook als zeer nuttig, omdat door het spelen van het spel, de deelnemers een duidelijker beeld kregen van hun toekomstige kantooromgeving. En dan bedoel ik niet de mooie plaatjes.
Een aanrader voor organisaties die met Het Nieuwe Werken aan de slag gaan. Of al aan de slag zijn, maar waar het niet zo lekker loopt, omdat in het voortraject de mens een beetje ondergesneeuwd is geraakt. Dat blijkt toch een heel belangrijke factor te zijn in het slagen van het invoeren van Het Nieuwe Werken: de mens, want die moet het gaan doen.

Chaos en het lot

Eind augustus stond er een artikel in de Intermediair, waarin gesteld werd dat naar mate je meer chaos en toeval toe laat in je leven, je succesvoller bent, omdat je het lot meer de mogelijkheid geeft je een mazzeltje toe te werpen. (Titel: Laat het lot je loopbaan bepalen.) Je zou ook creatiever zijn en meer mogelijkheden zien.
Daar sta je dan, met je training "werkplekorganisatie"! Dan toch maar de bergen papier op het bureau? Een beeldscherm volgeplakt met geeltjes? Of verzuipen in de e-mail? Dat klinkt toch niet zo aanlokkelijk.
In het voorjaar is er een onderzoek gepubliceerd van de Radboud Universiteit in Nijmegen over wat er in je hersenen gebeurt bij een burn out. Het blijkt dat bij mensen met een burn out de automatische piloot kapot is. Ze moeten over elke handeling, elk wissewasje, nadenken en dat is doodvermoeiend.
Ik zie een verband tussen deze twee onderzoeken. Ik denk dat chaos dezelfde curve volgt als de bekende stresscurve. Te weinig stress en je krijgt uitstelgedrag, te veel en je wordt overbelast en ergens in het midden zit een gebied waarin je het beste functioneert.
Hetzelfde geldt voor chaos. Een totaal aangeharkt leven, waarin alles vastgelegd is en volgens vaste patronen verloopt is saai en ongeïnspireerd. Een leven in totale chaos, waarin je niets meer kunt vinden en allerlei plannen door elkaar hebt lopen leidt vaak tot niets. Door de overdaad aan mogelijkheden komt het brein krakend tot stilstand en geen van de mooie plannen wordt uitgevoerd. Ergens daartussenin zit weer het gebied waarin mensen goed functioneren. Voldoende afwisseling van routineklussen en uitdagend werk is belangrijk om zowel onder- als overbelasting te voorkomen.
De ervaring leert dat het optimum voor iedereen op een andere plek ligt. Er zijn mensen heel gelukkig met een voorspelbaar verloop van de dag. Wim de Bie beschrijft zo'n leven in zijn boeken over Meneer Foppe. Ooit had ik een vakantiebaantje in een dropfabriek, waar een mevrouw al 25 jaar bij de lopende band stond en daar heel tevreden mee was. Zelf vond ik twee weken echt wel genoeg.
Ik denk dat het, zoals bij zoveel dingen in het leven draait, om de balans. De balans tussen routine en uitdaging, de balans tussen chaos en (over)organisatie.
Hoe staat het met jouw balans?

Boekenchaos te lijf met schoolgaande kinderen

Met inmiddels twee kinderen op de middelbare school hebben stapels boeken hun intrede gedaan in ons huis. Beiden zitten op scholen waar nog "ouderwets" met boeken wordt gewerkt. Het eerste jaar maakten we de fout, alle boeken te kaften in dezelfde kleur. Nou had ik er vroeger zelf geen moeite mee, maar mijn oudste zoon had met de regelmaat van de klok de verkeerde boeken mee. Dat krijg je van haastig inpakken zonder goed de etiketten te lezen.
Het jaar erop hebben we zo veel mogelijk kleuren kaftpapier gekocht. Nog een hele opgave met zwart en grijs als modekleuren. Vervolgens hebben we alle vakken een ander kleurtje gegeven, wiskunde rood, aardrijkskunde blauw etc. Omdat we kleuren tekort kwamen (rose was echt niet acceptabel), hebben we ook vakken twee kleuren gegeven door een andere kleur half over de kaft te plakken. Het aantal keren dat zoonlief verkeerde boeken bij zich had, nam meteen af tot nul.
Voor slordige en chaotische kinderen is dit een heel goede oplossing, maar ook voor "gewone" kinderen is het handig.
Alles al gekaft in één kleur? Met stroken papier in andere kleuren kun je de boeken ook coderen.
Om verder te stimuleren dat de juiste boeken in de tas verdwijnen hebben we ook nog het schoolrooster in kleuren, met de namen van de vakken uitgeschreven en de lestijden erbij, op het prikbord hangen, zowel in de keuken als in hun kamers. Ook handig voor ouders, zodat je weet wanneer je kind thuiskomt en wat voor huiswerk je kunt verwachten.
Nu is het wachten op goede cijfers.

De e-mailberg na de vakantie

Ook zo'n last van een enorme berg mail na de vakantie? Een tiental mailtjes is nog wel snel weg te werken, maar loopt het in de honderden in 2 of 3 weken tijd, dan wordt het lastiger om overzicht te krijgen.
Hoe dat aan te pakken?
De eerste stap is goed voorbereiden. Mail uit LinkedIn-groepen uitzetten bijvoorbeeld, is snel gedaan. Regels instellen om nieuwsbrieven naar de map "nieuwsbrieven" te verplaatsen, had je natuurlijk allang geregeld. Hetzelfde met cc's.
Maar dan: de één begint bij de oudste mail, de ander bij de nieuwste. Beide manieren van aanpak hebben voor- en nadelen. Begin je bij de oudste, dan loop je het risico te antwoorden op zaken die verderop in de mailwisseling al beantwoord zijn. Begin je bij de nieuwste, dan kan het zijn dat je een ouder en belangrijker mailtje te laat ziet.
Helemaal te voorkomen zijn dat soort problemen niet, maar het wordt een stuk makkelijker door slim gebruik te maken van de sorteermogelijkheden van Outlook. Bij de meeste mensen staat de mail op datum gesorteerd, de nieuwste bovenaan. Door op "onderwerp" te klikken, wordt de mail gesorteerd op de naamgeving in de onderwerpregel. Zo staat de hele mailwisseling van Jantje, Pietje en Marietje over project X bij elkaar. De meest recente mail over project X, brengt je waarschijnlijk helemaal op de hoogte.
Zo kun je ook alle mail van een bepaalde afzender direct onder elkaar zetten, zodat je veel sneller ziet wat relevant is en wat niet.
Het wegwerken van mail na je vakantie gaat met deze strategie een stuk sneller dan het mailtje voor mailtje doorspitten van je Inbox.
Sommige mensen zetten in hun Out-of-office-reply de mededeling dat ze geen enkele mail lezen, ook na hun vakantie niet en dat je, als je echt een antwoord wilt, de mail na hun vakantie nog maar een keer moet sturen. Dat is ook een handige strategie, maar of je collega's en klanten daar blij mee zijn? Je legt het probleem bij de verzender, want die wil toch een antwoord? Moet ie zelf maar een herinnering instellen dat ie de mail na je vakantie nog een keer verstuurt. Of je die strategie wilt volgen moet je zelf weten.
Zelf hou ik het bij het sorteren van alles wat tijdens mijn vakantie in mijn inbox terecht is gekomen.
Fijne vakantie!

Plannen is een steun in de rug, geen harnas.

Veel mensen hebben een ontzettende hekel aan plannen. Ten eerste is het lastig, omdat je moet gaan inschatten hoeveel tijd een klus kost. Eigenlijk is dat toch een kwestie van ervaring. Dat komt vanzelf en tot die tijd vooral afkijken bij mensen met meer ervaring.Vervolgens zijn er veel mensen bij wie de klus dan toch weer veel meer tijd kost dan ze van te voren bedacht hadden. Soms ligt dat aan het feit dat de eerste schatting er gewoon naast zat, maar vaker komt het, doordat er tijdens het werk telkens onderbrekingen zijn geweest. Een collega komt iets vragen, een telefoontje, toch die mail gaan lezen, want de pop-up verscheen (uit die pop-up!) en ondertussen ben je flink uit je concentratie en kost het weer tijd om de draad weer op te pakken. Al die tijd dat je met iets anders bezig was, wordt vaak toch bij die klus opgeteld. Geen wonder dat er niets van je planning klopt!
De volgende klacht is, dat het toch nooit loopt als gepland. Tja, dat komt natuurlijk deels door de interrupties en het verkeerd tijd inschatten, maar ook doordat mensen hun agenda veel te vol zetten. Geen vrije ruimte in te bekennen. Loopt een vergadering iets uit, dan is meteen de hele planning naar de maan. Zit je zo vol, dat er geen vrije ruimte meer is, dan is een gesprek met je leidinggevende over al je taken een goed idee. Misschien heb je gewoon te veel hooi op je vork. Het kan ook zijn dat je inefficiënte werkgewoontes hebt. In dat geval kun je contact met mij opnemen, want een training kan je daarbij helpen.
En dan voelt plannen ook nog eens als een harnas. Als het gepland is, dan kun je er niet van afwijken. Eigenlijk heel goed dat het zo serieus genomen wordt, maar toch levert zo'n houding alleen stress op.
Ik zou bijna zeggen dat planningen er zijn om omgegooid te worden, maar dat is bij een goede planning eigenlijk niet nodig.
Een goede planning gaat natuurlijk uit van een goede tijdsinschatting, maar ook van voldoende ruimte in de agenda, het efficiënt bundelen van activiteiten die op elkaar lijken, het eerst inplannen van de grote klussen en het aanpakken van onderbrekingen bij taken waar je je goed voor moet concentreren.
Je zult merken, dat plannen dan een steun in de rug is, zoals een goede stoel, in plaats van een harnas, waarin je je niet goed kunt bewegen.

Genieten van genieten

Afgelopen zondag stond ik in een Amerikaanse Silverlinerbus workshops te geven over "Het vasthouden van het vakantiegevoel". Niet de ideale locatie om een workshop in te geven, een beetje krap, maar de stoelen zaten volgens de deelnemers wel lekker. De bus stond op het Almeerderstrand op de Libelle Zomerweek.
Veel vrouwen en een enkele man deed mee aan de workshop. Het blijkt toch voor veel vrouwen lastig te zijn om het vakantiegevoel na een vakantie vast te houden. Het genieten van vakantie lukte meestal wel, maar vooral het genieten van kleine momentjes van rust of een vrije dag blijkt lastig te zijn. Tijdens dergelijke momenten blijken veel vrouwen geplaagd te worden door waslijsten van dingen die ze nog moeten doen en nu dus blijven liggen, omdat ze een dagje weg zijn. En niet alleen de lijstjes spoken door het hoofd, ook schuldgevoel komt er nog bij. Mag ik nu wel genieten, terwijl het werk blijft liggen? Mannen lijken hier toch veel minder last van te hebben. "Dat werk is er morgen ook nog" en "dat komt nog wel", is hun redenatie. Veel vrouwen voelen zich overal verantwoordelijk voor, trekken deze verantwoordelijkheden ook naar zich toe en veel mannen vinden dat wel prima. Mannen die uit zichzelf dingen in het huishouden doen of tegen hun vrouw zeggen: "Dat doe ik voortaan", zijn met een lantaarntje te zoeken. Veel mannen hebben ook geen zicht op wat hun vrouwen allemaal doen om het huishouden en gezin draaiende te houden.
Een tip voor het spoken van lijstjes is toch om het maar eens op te schrijven. Veel mensen ervaren dat het rustiger is in hun hoofd, doordat de angst dingen te vergeten verdwijnt. Dat is al winst.
Deze lijst is ook handig om eens voor te leggen aan je gezinsleden en om te kijken of er geen dingen zijn die jij niet hoeft te doen.
Taken plannen en vooral ook vrije ruimte in je agenda houden is ook een belangrijke stap. Als je vrije tijd meeneemt in je agenda hoef je je ook niet schuldig te voelen: het is nu gewoon tijd voor vrije tijd. Tijd voor jezelf is ook belangrijk, al staat dat bij veel vrouwen als laatste op de prioriteitenlijst. Toch draagt het bij aan hoe goed je "in je vel" zit. En dat draagt weer bij aan je functioneren in je gezin en relatie (en je werk). En wat is er nu belangrijker? Een geboende vloer of een prettig gezinsleven?
Dus, wanneer laat jij de boel eens de boel en ga je iets leuks doen voor jezelf?

Het vakantiegevoel vasthouden....

Net terug van een weekje uitwaaien in Zeeland. Erg koud gehad, maar wel veel leuke dingen gedaan, bijvoorbeeld een ouderwets ritje zonder haast, met de stoomtrein van Goes naar Hoedekenskerke, door onze kinderen steevast "Hooliganskerke" genoemd.
Heerlijk een weekje niet poetsen, wassen en strijken!
Maar ja, thuis is er dan de berg was en verdere troep om op de ruimen. Waar blijft je vakantiegevoel dan? Aangezien ik er aanstaande zondag op de Libelle zomerweek een hele dag workshops over moet geven toch wel nuttig om over na te denken.
Voor mij ligt het antwoord toch in de zaken op rolletjes laten lopen. Meteen aanpakken die was. Alle losse dingen weer op hun plek: opladers, toiletartikelen, boeken, fototoestel. Eerst even de foto's op de computer zetten en even kijken, maar toch vooral geen dingen laten slingeren of heel lang uitstellen. De heuvel was wordt dan toch echt een berg en het strijkwerk lijkt onoverkomelijk. De kunst is toch om het zover niet te laten komen en dan maar "zin te maken" als je geen zin hebt. Dat geldt ook voor die vervelende klusjes die je almaar uitstelt op je werk. Uiteindelijk moet het toch gebeuren en heb je meer energie verspilt aan er tegen opzien, dan aan het klusje zelf.
Door alles goed te organiseren en te structureren hou je tijd over om even in de zon te zitten en dat soort kleine momentjes voelen dan even als vakantie.

De menselijke maat en de WOZ

De WOZ-aanslag van een paar weken geleden gaf een flinke schok. 11% prijsstijging over 2008! Nou was dat nog van voor de prijsdaling van woningen, maar 11%? Zelfs in de hele goede jaren was dat nog niet de prijsstijging die we om onze oren kregen. Een bezwaarschrift geschreven dus. Ook nog maar eens gewezen op de verkeerde basisgegevens, bijvoorbeeld een te groot vloeroppervlak ten opzichte van de gegevens uit de gemeentelijke taxatie van jaren geleden.
Al gauw lag er een ontvangstbevestiging op de mat met de verzekering dat we vóór 31-12-2010 antwoord kunnen verwachten. Dat schiet op, binnen 9 maanden een antwoord!
Een week later een telefoontje van een medewerker van de gemeente Utrecht. We werden zomaar in het gelijk gesteld! Sterker nog, het bedrag werd zelfs lager dan door ons voorgesteld. Dat hadden we nog niet eerder meegemaakt. De meneer vertelde voorts dat alles door hen automatisch geregeld wordt: belastingdienst, waterschap etc.
Tien jaar eerder liep een bezwaarschrift nog uit op een rechtszaak, die door ons gewonnen werd. De rechter veegde de vloer aan met de aanslag.
Nu maar wachten op de gewijzigde aanslag. Nu de kogel door de kerk is, toch met een week of 2 te verwachten, dachten we zo.
Na een paar weken echter nog steeds geen nieuwe aanslag. Daarom toch maar een mailtje eraan gewaagd, met de vraag wanneer we de gewijzigde aanslag kunnen verwachten, gezien het feit dat de beslissing al gevallen is. Het antwoord was verbijsterend klantonvriendelijk: vóór 31-12-2010 krijgen we bericht!
Als de gemeente Utrecht een bedrijf zou zijn, dan zouden we er meteen geen klant meer zijn.

Diversity Works

Gisteren was ik als spreker op Diversity Works, de carrièrebeurs voor hoogopgeleide vrouwen en multicultureel talent. Ik heb een workshop "Personal Organizing: van werklast tot archiefkast" gegeven. Omschrijving: Wil je als professional je werk goed doen, dan betekent dat niet alleen veel kennis en vaardigheden hebben, maar ook je werk op een professionele manier organiseren. Van de inhoud van je tas tot hoe je je bureau en je kantoorkasten inricht en hoe je je werklast zelf organiseert. Het heeft allemaal invloed op je functioneren. In deze workshop krijg je handvatten hoe jezelf professioneel te organiseren en hoe daardoor de efficiency in je werk te verhogen.
De zaal die ik had bleek te klein om alle belangstellenden te bevatten. Wie geen stoel had hing tegen de muur, of zat op de grond en legde het af in de hitte van een overbelaste zaal. Zelfs op de gang zat een aantal mensen mee te luisteren. Helaas betekende het ook dat een flink aantal mensen de workshop niet kon volgen.
Hieruit blijkt maar weer, dat er enorm geworsteld wordt met de vele informatie en taakverzoeken die elke dag weer binnenstromen. Meteen beslissen wat je doet met zo'n taakverzoek, je werk plannen en goed omgaan met alle mail blijft een lastig punt bij veel mensen.
Een korte vaardighedentest bracht aan het licht dat op het gebied van Outlook-kennis er bij alle deelnemers wel wat te verbeteren viel. Dus voel je je overbelast door e-mail? Volg een training bij mij!

Opruimen valt ook niet altijd mee!

Jongste zoon is creatief en heeft een doos gescoord uit de trapkast. De doos wordt omgebouwd tot explosief met wc-rollen-TNT. Na een tijdje spelen is de doos in de woonkamer blijven liggen. Daar wordt ie ontdekt door een andere bewoner van ons huis: Kareltje de kat. Wat dat is, katten en dozen?
Kareltje heeft een heerlijk holletje in een krabpaal en ook zijn reismand staat in de kamer om in te slapen, maar waar is ie te vinden? Juist, in de doos. Op z'n rug, met z'n voorpootjes gevouwen, achterpootjes omhoogstekend en staartje over z'n buik gevouwen ligt ie comateus in de doos.

Laatst was de doos dichtgevallen, hetgeen klaaglijk gemiauw en een zielige blik opleverde, waarop de doos voor hem werd opengemaakt, zodat ie erin kon.
Zo ligt de doos al een paar weken in de kamer. Hm. Niet dat ie in de weg ligt, maar een geweldige aanwinst voor het interieur is ie nou ook weer niet.
De doos wegdoen en de kat vreselijk teleurstellen? Daar ben ik nog niet aan toe. Het ziet er ook zo schattig uit!
Misschien dat het na een vakantie lukt, als Kareltje in pension geweest is en de doos vergeten is. Katten hebben een kleine prefrontale cortex en leven daardoor heel erg in het NU. Geen spijt over het verleden, geen angst voor de toekomst. Als ie zo diep in slaap in die doos ligt, dan ben ik wel eens een beetje jaloers.

Nog meer klantvriendelijkheid

De verzakelijking heeft bij de verzekeraars toegeslagen. Of het daar nu zo veel leuker van geworden is?
Jarenlang ontving ik in het voorjaar een vriendelijk briefje van een verzekeraar, dat de jaarlijkse incasso van de premie voor de levensverzekering eraan zat te komen en dat het fijn zou zijn als ik voor voldoende saldo zorg zou dragen. Het briefje was op een manier opgesteld, dat je dacht: "Fijn dat ze me er aan helpen herinneren, ik ga het meteen regelen". Een aantal jaren geleden werd het briefje een stukje korter: " Er gaat binnenkort geïncasseerd worden, kunt u zorgdragen voor voldoende saldo". Niet onvriendelijk, maar geen "fijn dat u helpt herinnneren"-gevoel.
Vorig jaar was het geen briefje meer, maar een éénregelige mededeling: "Bij u te incasseren €.....". Niks vriendelijke herinnering om te zorgen voor voldoende saldo. Gewoon, niet zeuren, maar betalen.
Blijkbaar kostte het vriendelijke briefje te veel inkt, want het betrof nog steeds een geautomatiseerde brief in envelop met postzegel.
En dit jaar? De incassodatum nadert en ik heb nog niks ontvangen. Blijkbaar is de klantvriendelijkheid bij deze verzekeraar wegbezuinigd. Zou dat nou echt wat opleveren?
Gelukkig ben ik organizer en heb ik het briefje niet nodig......

Over belegen woorden en klantvriendelijkheid

Deze week heb ik via een website het woord "bejegenen" geadopteerd. Het schijnt een woord te zijn dat niet vaak meer gebruikt wordt en als je het adopteert, beloof je plechtig het woord af en toe af te stoffen.
Ik koos het woord vanwege de onvriendelijke bejegening door een medewerker van de belastingtelefoon. Ik kreeg een meneer aan de lijn die overduidelijk geen plezier in zijn werk had en liever niet wilde helpen met het oplossen van mijn probleem. Je hoorde hem denken: "Stomme koe, je hebt het gewoon fout gedaan". Wat ik zei kon namelijk niet. Ik moest maar opnieuw het aangifteprogramma downloaden en opnieuw beginnen, alsof dat het probleem zou oplossen. Nadat ik hem verteld had dat ik zijn houding erg onprofessioneel vond, gooide hij de hoorn op de haak!
Toch maar even een klachtenformulier ingevuld en opgestuurd. Ik ben benieuwd of ik daar ooit nog wat van hoor.
Vervolgens 's middags toch nog een poging gedaan mijn probleem opgelost te krijgen. Deze keer kreeg ik een mevrouw aan de lijn. Blijkbaar had deze mevrouw wel plezier in haar werk en een hulpvaardige instelling, want ze riep helemaal niet dat het niet kon en dat ik het DUS fout had gedaan. Ze ging gewoon op zoek naar een oplossing en heeft die ook gevonden.
Je klant serieus nemen, hoe vreemd het probleem ook is, daar maak je een goede indruk mee. Zelfs al had ze het probleem niet op kunnen lossen, dan nog was ik tevreden geweest, omdat ze me vriendelijk bejegende en me serieus nam.
Zo, voorlopig is het woord "bejegenen" wel voldoende afgestoft.

De geneugten van de moderne mobiele telefoons

Met de moderne mobiele telefoons kun je tegenwoordig van alles. Foto's maken, je agenda bijhouden, in de agenda van een ander kijken en afspraken maken, via mobiel internet websites bezoeken, twitteren, de weg vinden, documenten opslaan en bekijken en o ja, je kunt er ook mee bellen! Reuze handig als je niet op een vaste plek werkt.
Helaas zitten er ook nadelen aan die dingen, bijvoorbeeld als ze hun eigen gang gaan en uit zichzelf gaan twitteren. Midden in de nacht. En dan letterlijk.
Ik werd wakker van het geluid van vogeltjes op de achtergrond en een zoon die over onze krakende trap naar beneden liep. Toch maar even gaan kijken wat er aan de hand was. Beneden trof ik een wanhopige zoon aan, die verbijsterd keek naar een luid tsjilpende telefoon. Het geluid van vogeltjes schalde door de gang en was niet tot zwijgen te brengen. Ondertussen sliep de eigenaar van de lawaaiige elektronica gewoon door. Hij had wel vogeltjes gehoord, maar dacht dat het uit de volière van de buren kwam en had zich nog eens lekker omgedraaid....
Met veel gemopper werd het ding tot zwijgen gebracht en kon iedereen weer naar bed. Hadden we nog een functionaliteit ontdekt: de telefoon kan zichzelf aanzetten terwijl hij uit is! Zijn er niet hele enge films gemaakt over computers die zichzelf aanzetten, bewustzijn krijgen en niet meer uit te zetten zijn?

Vervelende e-mails

We krijgen ze allemaal wel binnen, van die mails die eigenlijk in het spamfilter hadden moeten blijven steken. Of ze zijn wel gelabeld als spam, maar doorgelaten ter beoordeling van de ontvanger. Ik krijg vaak Hallmark-kaarten. Het lijkt alsof er elke paar weken wel één of andere feestelijke gelegenheid is om een kaartje toegestuurd te krijgen. Helaas is dat niet het geval en zijn het meestal phishing-berichten. Maar vorige week zat er een echte tussen voor mijn verjaardag. Ik viste hem uit de spambak. Hoe herken je nu een echte Hallmark-kaart?
Ten eerste staat er in de onderwerpregel van wie de kaart komt. Bij een onechte is dat meestal niet het geval. Zit de mail in je spambox en is de link gedeactiveerd, dan zul je de mail eerst naar je inbox moeten verplaatsen. Vervolgens ga je met je muis op de link staan, NIET KLIKKEN, en verschijnt de werkelijke link in beeld. Die gaat dus niet naar Hallmark.com, maar naar iets heel anders, dus weggooien die handel. Soms verschijnt de link niet als er met je muis op gaat staan. In dat geval even de link in je browser kopïeren en kijken wat de werkelijke bestemming is, zonder dat je op enter drukt natuurlijk!
Een virushoax heb ik al een tijdje niet gezien, maar ook die is irritant. Komt er een bericht binnen vol met paniekerig geschreeuw, gebruik van chocoladeletters, uitroeptekens en verzekeringen dat het echt, echt heel erg waar is? Delete is de enige juiste actie. Wil je voor de zekerheid controleren of het een hoax is? Google dan even op de naam van het virus en het woord "hoax" en je bent op de hoogte.
Dan hebben we nog kettingbrieven vol bedreigingen wat er allemaal gebeurt als je de brief niet doorstuurt en nee, Bill Gates gaat je geen geld sturen als je de mail doorstuurt.
Ik heb ooit gelezen dat 80% van het e-mailverkeer in beslag genomen wordt, door dit soort gedoe. Doe er dus niet aan mee!

Voorbereiding

Vanmorgen was mijn jongste zoon de presentator van X-factor op school. Al weken waren ze met de voorbereidingen bezig. Wie doet wat en wanneer en of pa even een CD-tje kon regelen met de tune van X-factor. Natuurlijk kon pa dat. En dan kwam de kwestie "Wat trek ik aan!" De witte clownspruik ging mee naar school om dienst te doen als haardos van "Gordon" en "Michael Jackson" belde om te vragen of hij het zwarte strikje van ons mocht lenen. Zoonlief zelf moest Martijn Krabbé voorstellen. In het zwarte smokingjasje van zijn vader, smokinghemd eronder met gekleurd strikje, flinke dot gel en een stoere zonnebril op, leek hij een heuse presentator.
Gelukkig had hij deze keer van te voren bedacht dat het handig is om alles al even op te zoeken en klaar te leggen. Hoe vaak hebben we niet gehad dat er om 8 uur 's morgens geroepen wordt: O mam, ik moet .... nog meenemen en je als een haas op zoek moet naar het gevraagde ding. Ik zou haast denken dat al mijn geroep: "Leg het alvast klaar dan hoef je morgen niet te stressen" eindelijk vruchten begint af te werpen.
Nou mijn oudste zoon nog. Met regelmaat kom ik een schoolagenda of etui tegen in de berg boeken en schriften, terwijl dat toch echt in zijn tas mee naar school had gemoeten. Nog even volhouden met opvoeden denk ik dan.

Lezen vanaf een beeldscherm

Gisteren weer een discussie met iemand die vanalles print, omdat lezen vanaf een beeldscherm zo lastig is. Zo zonde van al dat papier en de inkt!
Lezen vanaf een beeldscherm hoeft helemaal geen probleem te zijn. Vaak zijn er technische oorzaken. Een oud beeldscherm wordt langzamerhand onscherp en een nieuw beeldscherm moet je instellen. De kleuren zijn vaak te fel en de hoeveelheid licht die het scherm uitzendt ook. Even de tijd nemen daar wat aan te doen, maakt beeldschermwerk al een stuk prettiger. En ga er eens goed voor zitten, met een lekkere, goed ingestelde stoel.
Dan kun je nog vanalles kiezen aan weergavemogelijkheden in Office om het naar je zin te maken. Bladzijdes naast elkaar of onder elkaar, of groter dan 100%.
Veel mensen weten ook niet dat je bij "volg wijzigingen" in Word, ook nog kunt kiezen hoe je de weergave wilt hebben: met de wijzigingen en doorhalingen erin of hoe het document eruit komt te zien als de wijzigingen verwerkt zijn. En twee documenten naast elkaar zetten om ze te vergelijken. Al eens geprobeerd?
Dan heb je nog ijdelheid: eigenlijk een bril nodig voor beeldschermwerk, maar dat niet willen, omdat je je dan oud voelt. Maar het heeft niets met leeftijd de maken. Mijn man heeft al vanaf z'n 25e een bril voor beeldschermwerk en mijn ouders van 75 lezen alles vanaf het scherm, omdat ze niet eens een printer hebben.
De rest van de weerstand tegen lezen vanaf een scherm zit in je hoofd. Eigenlijk hoef je alleen dingen te printen als het nodig is om het op papier ergens mee naar toe te nemen. Vraag je de volgende keer af of het echt nodig is om te printen. Goed voor het milieu en je portemonnee.

Bang voor planningen

Gisteravond een workshop gegeven voor mensen met een druk gezin. Uiteraard komt er dan een stukje planning aan de orde. Het valt me dan toch altijd op dat er een enorme weerstand is tegen het maken van een planning. Zelfs eenvoudig beginnen: blok al je vaste afspraken eens even af in je agenda, zodat je zicht krijgt op wat er aan tijd over blijft, stuit al op weerstand.
Voor mij betekent planning een stukje vrijheid. Kijken waar de ruimte zit voor leuke dingen, of juist een groter project. Maar ook de vrijheid om in te gaan op een spontane activiteit, omdat je in de agenda ziet dat je ruimte hebt om te schuiven. Geen stress of spijt achteraf, dat je eigenlijk niet in had moeten gaan op die spontane activiteit, omdat je nu in de problemen komt.
Het gaat bij plannen net als bij zoveel andere zaken om de balans. Een planning helpt je klussen aan te pakken en af te maken, maar het moet niet zo rigide worden dat je jezelf er mee in de weg zit.